1.2 Dienstverlening en communicatie
In de Programmabegroting 2022 vindt u een toelichting op onderstaande doelstellingen.
Doelstelling |
|---|
Onze gemeente heeft een professionele, betrouwbare en voor ieder toegankelijke dienstverlening, die modern is en optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden van verdergaande digitalisering. |
Dienstverlening
De dienstverlening is volop in ontwikkeling. In juni is de dienstverleningsvisie door de raad vastgesteld. Hierin zijn vijf leidende principes voor de dienstverlening benoemd; onze inwoners staan centraal; onze dienstverlening verloopt maximaal digitaal; onze dienstverlening is eenvoudig en duidelijk; onze dienstverlening is persoonlijk en we zijn transparant en betrouwbaar. De bereikbaarheid van onze organisatie is ook een belangrijk onderdeel van de dienstverlening.
Per 1 juli jl. Is de nieuwe Strategisch Adviseur Dienstverlening in dienst getreden. Deze adviseur ondersteunt de organisatie bij de implementatie van de nieuwe dienstverleningsvisie. Daarnaast wordt door deze collega ondersteuning geboden bij (deel-)projecten op het gebied van dienstverlening.
Ontwikkelingen binnen het KCC
Vanuit het cluster KCC Burgerzaken zijn inmiddels twee projecten opgestart: het project voor het bezorgen van reisdocumenten en het project voor het werken op afspraak (voor Burgerzaken). Beide projecten betreffen een pilot.
Aanvullend is gestart met de implementatie van DAR (Digitaal Aanvragen Rijbewijs).
Met het digitaal aanvragen van het rijbewijs, kan een rijbewijs online worden verlengd via de website van de RDW. De aanvrager kan dit rijbewijs vervolgens al na twee werkdagen ophalen op het gemeentehuis.
Digitalisering
Wij zijn bezig met het implementeren van laatste 5 eDiensten Burgerzaken, waarmee wij in totaal 15 eDiensten Burgerzaken hebben. Voor de eDiensten Sociaal Domein (SD) is er inmiddels een gunning geweest en gaan we van start met de implementatie hiervan. De 1e eDienst gaat begin november live, dit betreft Mijn inkomen. Hier kunnen de inwoners hun uitkeringsgegevens raadplegen, wijzigingen- en inkomstenbriefjes doorgeven. Daarna volgen nog eens 5 eDiensten voor het SD.
Procesmanagement
Voor het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring door het college zijn we aan de slag gegaan met 12 hoofdprocessen waar de meeste risico's in zitten. De bedoeling is dat deze Q1 2023 zijn doorgenomen en waar mogelijk efficiënter worden gemaakt en beschreven. Voor het beschrijven gebruiken we nu een nieuwe procestool Engage. Hierin komen alle processen van de organisatie te staan.
Doelstelling |
|---|
Gemeente De Fryske Marren investeert in een communicatievere organisatie en bestuur, dat open, proactief, eerlijk en helder communiceert. |
Een communicatieve en participatieve organisatie
In het tweede halfjaar van 2022 kijken we naar herijking, prioritering en aanvulling van de doelstellingen uit de communicatiebeleidsnotitie (Vitamine C) en het actieplan. Zo blijven we werken aan communicatiebewuste vaardigheden in de organisatie - voor alle medewerkers - zoals omgevingsbewustzijn en verantwoordelijkheid nemen (eigenaarschap). We blijven structureel schrijftrainingen aanbieden omdat de kwaliteit en toegankelijkheid van stukken belangrijk is. Daarnaast zetten we nu ook de brievenwasserette organisatiebreed in: hierbij kunnen inwoners moeilijk leesbare brieven inleveren waarna deze worden herschreven naar taalniveau B1.
Participatie en bewustwording
We zien in overheidsland een verbreding/verschuiving van communicatie naar participatie. Het lokale participatiebeleid De Fryske Marren is op 1 juni 2022 vastgesteld onder de naam Wikselwurk. Dit beleid is een verplicht onderdeel voor gemeenten binnen de nieuwe Omgevingswet. De Participatieverordening wordt eind 2022 voorgelegd aan de raad.
Bij veel beleidsthema’s en projecten werken we als organisatie al samen met inwoners en organisaties, al moet dit nog meer een logisch onderdeel van onze werkwijze worden. Hiervoor is - organisatiebreed - training en bijscholing nodig. Communicatieadviseurs ontwikkelen zich tot participatieadviseurs. Zowel communicatie als participatie zijn belangrijke thema’s in het interne cultuurtraject ‘Samen Vooruit’ omdat het vraagt om een andere werkwijze, houding en gedrag van alle medewerkers.
Dienstverleningsvisie
Communicatie heeft - mede op verzoek van de raad - een prominente plaats gekregen in de dienstverleningsvisie 2022-2026 (vastgesteld op 15 juni 2022), dit gezien de verwevenheid van communicatie, participatie en dienstverlening. Goede communicatie en samenwerking zijn cruciaal voor een dienstverlenende organisatie. Ook bereikbaarheid speelt hierbij een belangrijke rol.
Digitale werkomgeving Dieuwke
We werken nu 1,5 jaar met het online samenwerkingsplatform Dieuwke. De cijfers duiden op goede adaptatie en Dieuwke is niet meer weg te denken uit onze organisatie. Sinds september 2022 is de toegang voor externe gebruikers ook mogelijk, zodat we op Dieuwke met inwoners en organisaties kunnen kennisdelen en samenwerken aan projecten. De pilot met externe gebruikers breiden we de komende maanden verder uit.